Gestione della Segreteria - Archiviazione

Autore: M. Bottino (Team FP+)

C’è molta differenza tra “avere la segretaria/o” ed “avere la Segreteria”.

Nel primo caso ci troviamo alla presenza di una o più persone che, con competenze varie, gestiscono le necessarie operazioni derivanti dall’attività produttiva, di formazione o di servizi della struttura a cui afferiscono. Nel secondo caso non si parla di persone, ma di una struttura operativa, presente all’interno di un’organizzazione (scuola, associazione, ente).

La Segreteria, come struttura operativa, non è solo ciò che fa (operazioni, servizi, attività varie), ma è un processo, un insieme di azioni, rappresentato da un flowchart, che disegna e definisce i percorsi che portano le richieste a trasformarsi in risposte.

Un esempio classico è la richiesta di un certificato di partecipazione ad un seminario che viene esaudita con la scrittura, spesso manuale, dei dati del richiedente su un modulo già fotocopiato (a volte comprensivo anche della firma del responsabile!).
Semplice se è uno! Ma quando, a seguito di un convegno, sono 100 o più? E se poi A ha partecipato 2 giorni su 3, mentre B tutti e tre ma non le sessioni di workshop, C invece vuole il certificato, ma non ha partecipato però ha pagato…

Qui non basta la segretaria, seppure volenterosa.

Occorre una Segreteria (intesa come processo) che preveda che, al momento dell’iscrizione, vengano richiesti dati (magari attraverso un modulo online aggiornabile) che tengano conto di più variabili alle quali sarà successivamente possibile accedere per generare, automaticamente, le fatture (con gli importi differenziati), gli attestati di partecipazione (con dati completi del partecipante, n. di protocollo, specifiche relative alla partecipazione, voucher nominativi di ingresso a sessioni separate del convegno, etc) e che, archiviati, siano di facile consultazione.

Anche il tema dell'archiviazione dei documenti dovrebbe rispondere a logiche precise che, il più delle volte, vengono disattese. "Non trovo più quella mail..." può essere una svista, ma il più delle volte é la punta di un iceberg che riguarda la gestione di archivi, documenti, certificati, comunicazioni e altro per le quali la conoscenza di alcuni applicativi (word, excel, etc), seppure approfondita, non può costituirne la soluzione.

Il supporto che il Team di FP+ può fornire, generalmente, si muove nella direzione di interventi brevi e finalizzati si alla richiesta specifica ma, soprattutto, verso la costruzione di processi e la formazione che punta a rendere le risorse della Committenza autonome ed efficaci nella conduzione dei processi gestionali.

 

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